La réforme de la facturation électronique soulève une question pratique : qu’advient-il des notes de frais, très utilisées par les salariés et les dirigeants d’entreprise pour se faire rembourser leurs dépenses professionnelles (repas, déplacements, achats divers) ? Contrairement aux factures, les notes de frais ne sont pas directement intégrées dans le dispositif d’e-invoicing. Mais certaines situations particulières peuvent générer des flux soumis à la réforme.

Les notes de frais ne sont pas des factures

Une note de frais est avant tout un document interne destiné à justifier le remboursement d’une dépense engagée par un salarié ou un dirigeant pour le compte de l’entreprise. Elle n’est donc pas assimilée à une facture et n’entre pas dans le champ direct de la réforme :

• Pas de transmission via une Plateforme Agréée (PA).

• Pas de déclaration via le Portail Public de Facturation (PPF).

• Pas d’e-reporting obligatoire auprès de la DGFiP.

En clair : une note de frais en elle-même n’est pas concernée par la facturation électronique.

Les justificatifs associés restent essentiels

Si la note de frais ne passe pas par l’e-invoicing, les justificatifs associés (tickets, factures papier ou électroniques émises par des tiers) doivent être conservés par l’entreprise :

• Facture de restaurant, facture d’hôtel, billet de transport, carburant, etc.

• Ces documents peuvent être sous format électronique si le fournisseur applique déjà l’e-invoicing.

• Ils servent de base probante en cas de contrôle fiscal ou social.

La réforme n’exonère donc pas de la conservation des preuves liées aux dépenses professionnelles.

Cas particulier : les sociétés de gestion de frais

Dans certains cas, une entreprise peut faire appel à un prestataire spécialisé ou à une plateforme de gestion des notes de frais.

• Exemple : une société qui prend en charge la centralisation et le remboursement des frais pour le compte de l’entreprise.

• Dans ce cas, la société de gestion émet une facture pour sa prestation (abonnement, commission, frais de service).

• Cette facture est soumise aux mêmes règles que toutes les autres : elle doit être émise en format électronique structuré (Factur-X, UBL, CII) et transiter via une PA.

Ce n’est donc pas la note de frais qui est concernée, mais la facture générée par le prestataire.

En pratique pour les entreprises

Pour gérer correctement les notes de frais à l’ère de la facture électronique :

1. Maintenir le processus interne classique de collecte et validation des notes de frais.

2. Conserver les justificatifs associés, papier ou électroniques, dans les délais légaux.

3. Anticiper les cas où un tiers émet une facture (plateforme de remboursement, service externe) : ces factures suivront le cadre de la réforme.

4. Digitaliser la gestion interne des frais (logiciels dédiés, dématérialisation des justificatifs) pour fluidifier les contrôles.

En résumé

Les notes de frais ne sont pas assimilées à des factures et ne passent donc pas par le dispositif d’e-invoicing. Cependant, les justificatifs associés doivent toujours être conservés, et toute facture émise par un tiers (plateforme de gestion, prestataire) devra respecter le format électronique et transiter par une PA.
En pratique, la réforme ne bouleverse pas la gestion des notes de frais, mais elle encourage à digitaliser les processus internes pour plus de fluidité et de conformité.